Event, szkolenie czy konferencja – jak dopasować format do celu spotkania?

Format spotkania powinien wynikać z efektu, który firma chce osiągnąć – integracja wymaga innych narzędzi niż przekazanie wiedzy lub prezentacja kilku ekspertów. Sprawdź, kiedy wybrać event, szkolenie albo konferencję.

Czy event lepiej sprawdzi się przy integracji, premierze czy spotkaniu z klientami?

Event firmowy będzie odpowiednim formatem, gdy spotkanie ma wzmacniać relacje, prezentować nowy produkt albo ułatwiać rozmowy z partnerami biznesowymi. Integracja może obejmować zadania zespołowe, kolację i część rozrywkową, natomiast premiera wymaga sceny, miejsca na ekspozycję, nagłośnienia oraz zaplecza dla prowadzących, mediów lub przedstawicieli handlowych.

Przy takich realizacjach duże znaczenie ma sprawna organizacja eventów firmowych. Rzeszów ma na stanie obiekty, w których można rozdzielić część oficjalną, networking i obsługę gastronomiczną bez przenoszenia gości między odległymi budynkami. Rzędy krzeseł mogą służyć podczas wystąpienia, lecz po jego zakończeniu potrzebne będą stoliki koktajlowe, osobna przestrzeń cateringowa i spokojniejsza strefa do spotkań.

Jak rozpoznać, że uczestnicy potrzebują warsztatowej formuły spotkania?

Szkolenie będzie lepszym wyborem niż event lub konferencja, gdy uczestnicy mają nie tylko wysłuchać prowadzącego, lecz także przećwiczyć konkretną umiejętność. Może to być obsługa programu, rozmowa z klientem, udzielanie pierwszej pomocy albo praca według nowej procedury. W takim przypadku grupa nie powinna być zbyt liczna, ponieważ trener musi mieć czas na obserwację ćwiczeń i korektę błędów.

Przy kilku terminach lub grupach godna rozważenia jest profesjonalna organizacja szkoleń. Podkarpackie obfituje zarówno w obiekty w większych miastach, jak i miejsca poza centrum, do których łatwiej dojechać uczestnikom z różnych części regionu. We wszystkich z nich znajdzie m.in. sale, w których można swobodnie zmieniać ustawienie stołów, podzielić uczestników na mniejsze zespoły i przygotować osobne stanowiska do zadań.

Kiedy rozbudowany program uzasadnia wybór formatu konferencyjnego?

Konferencja sprawdzi się wtedy, gdy program obejmuje kilku prelegentów, równoległe ścieżki tematyczne albo wystąpienia połączone z panelem dyskusyjnym i networkingiem. Przy ponad 100 uczestnikach warto zaplanować osobne stanowisko rejestracyjne, czytelne oznaczenia sal oraz przerwy uwzględniające czas potrzebny na przejście między częściami obiektu.

Większa liczba punktów w agendzie wymaga także dokładniejszego zaplecza technicznego, co powinna uwzględniać organizacja konferencji. Lublin oferuje obiekty z salami plenarnymi, mniejszymi przestrzeniami do sesji równoległych i zapleczem cateringowym.